Nghe đến khái niệm Packing list chắc hẳn nhiều người không biết. Nhưng đối với những người trong lĩnh vực vận tải, kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu thì Packing list không quá xa lạ. Bởi Packing list là một phần bắt buộc trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn chi tiết hơn về khái niệm, phân loại và vai trò của Packing list trong quá trình xuất nhập khẩu để nhiều người hiểu rõ hơn.
Packing list là gì? Packing list có công dụng gì trong xuất nhập khẩu?
Packing list là gì?
Packing list : còn lại là phiếu đóng gói chúng ta có thể hiểu đây là phiếu kê khai hàng hóa hoặc bảng kê hàng hóa trong quá trình mua bán. Đây là thành phần không thể thiếu trong bộ chứng từ của xuất nhập khẩu hàng hóa. Dùng để mô tả cụ thể các nội dung của lô hàng. Còn hiểu một cách nôm na thì có nghĩa chi tiết hoặc danh sách đóng gói, phiếu đóng gói.
Packing list là gì trong xuất nhập khẩu?
Trong quá trình xuất nhập khẩu, bạn cần kê khai chính xác hàng hóa và thông tin về các loại hàng hóa cần xuất nhập khẩu. Bởi chẳng có ai có thể nhớ hết được các danh sách dài đằng đẵng. Do đó bạn cần phải có một phiếu đóng gói hàng hóa Packing list để lên danh sách hàng hóa xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng quy định và yêu cầu. Một Packing list(p/l) trong xuất nhập khẩu là loại giấy tờ cần được lưu giữ, có hiệu lực pháp lý khi có những sự kiện xảy ra.
Việc kê khai trong danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu còn thể hiện nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước.
Phân loại packing list
Packing list được chia thành 3 loại như sau:
- Loại 1: Phiếu đóng gói chi tiết có tên Tiếng Anh là Detailed Packing list. Phiếu này cần phải đầy đủ thông tin và nội dung chi tiết sản phẩm cũng như các loại hàng, trọng lượng và nhãn mác xuất khẩu hàng.
- Loại 2: Phiếu đóng gói trung lập, tên Tiếng Anh là Neutrai Packing list. Với loại phiếu này thì nội dung bên trong sẽ không đề cập tên người bán hàng trong quá trình xuất nhập khẩu.
- Loại 3: Phiếu đóng gói kiểm bảng kê trọng lượng, có tên Tiếng Anh là Packing and Weight list.
Chức năng của Packing list
Packing list có vai trò rất quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó chỉ ra cách thức đóng gói hàng hóa và chỉ cần nhìn vào đấy thôi là bạn sẽ biết được lô hàng của bạn đóng gói như thế nào? Cụ thể như sau:
- Thông qua danh sách đóng gói hàng hóa bạn sẽ biết được khối lượng tịnh cũng như trọng lượng của loại hàng hóa khi đóng gói.
- Dựa vào những thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa mà bạn có thể nắm được sản phẩm bạn xuất nhập khẩu thuộc loại hàng hóa nào, số lượng xuất nhập như thế nào? Quy cách đóng gói hàng hóa ra sao?
- Thông qua các thông tin đã được cung cấp trong phiếu đóng gói mà những người quản lý kho và nhân viên cảng có thể biết cách tính toán để sắp xếp hàng hóa phù hợp, Ngoài ra, dựa vào thông tin đơn hàng mà họ có thể sắp xếp phương tiện vận chuyển và vận đơn hàng hóa. Từ đó nhân viên cảng có thể biết được loại hàng hóa vận chuyển và chọn các công cụ hoặc phương tiện bốc dỡ phù hợp. Đồng thời dựa vào thông tin trên để biết được hàng có nằm trong danh mục kiểm hóa hay không?
- Tổng số pallet, kiện hàng lớn, kiện hàng nhỏ
- Lô hàng được dỡ bằng tay hay máy chuyên dụng
- Thời gian dỡ hàng dự kiến hết bao nhiêu thời gian?
- Hàng hóa phải được yêu cầu tìm kiếm nhanh, biết chính xác hàng nằm ở thùng nào, kiện nào để khi gặp trường hợp hàng lỗi dễ dàng cho việc đổi trả.
Lưu ý: Những trường hợp không quen đọc các loại chứng từ, nên chú ý để phân biệt giữa hai loại phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại. Hóa đơn thương mại là loại giấy tờ có chức năng thanh toán, thể hiện hàng hóa có số lượng tiền bao nhiêu. Còn phiếu đóng gói thể hiện được lô hàng đóng thế nào, bao nhiêu kiện hàng, số lượng, trọng lượng và thể tích bao nhiêu?
Nội dung chính trong packing list (phiếu đóng gói)
Với mỗi loại phiếu đóng gói Packing list khác nhau thì sẽ có các nội dung khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng đóng gói. Có rất nhiều mẫu Packing list đã được soạn thảo sẵn, người sử dụng sẽ tham khảo và bổ sung thêm các nội dung cho phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng của mình. Tuy nhiên, nội dung chính của Packing list gồm những nội dung cơ bản sau:
- Tiêu đề đầu tiên gồm logo, tên công ty, số đơn hàng, ngày thành lập hóa đơn
- Thông tin, địa chỉ của người mua và người bán.
- Tên cảng xếp hàng, dỡ hàng.
- Tên loại tàu và số chuyến tàu
- Các thông tin về hàng hóa như: số lượng, khối lượng, kiện hàng, thể tích hàng…
- Những ghi chú thêm
- Xác nhận của bên bán hàng
Mẫu packing list chuẩn
Thực tế trên thị trường hiện nay có nhiều mẫu Packing list chuẩn được sử dụng phổ biến sử dụng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp.
Có ba mẫu phiếu đóng gói được sử dụng chủ yếu trong quá trình xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp, cụ thể đó là:
Packing list mẫu
Packing list sample
Mẫu container packing list của hãng tàu
Xem ngay: Mẫu container packing list của tất cả hãng tàu lớn
Tại sao phiếu đóng gói Packing List lại quan trọng như vậy?
Sở dĩ Packing list quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp. Khi bạn không có một danh sách đóng gói hàng hóa thì sẽ tiềm ẩn những nguy cơ bên trong. Nếu không có danh sách Packing list thì sẽ không biết được loại hàng xuất nhập thuộc hàng gì? Dẫn đến không biết cách bảo quản như thế nào? Không biết địa chỉ giao nhận hàng nằm ở đâu? Nếu lô hàng thuộc hàng kiểm hóa mà lại không có thông tin thì chắc chắn sẽ bị các cơ quan hải quan gây khó khăn, giữ hàng và phạt tiền,… Và còn rất nhiều hậu quả khó lường phía sau mà bạn chưa biết. Vì vậy bạn cần chuẩn bị danh sách đóng gói hàng dán bên ngoài cửa container và bao gói cẩn thận nhé.
Trên đây là toàn bộ những kiến thức về Packing list mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn. Hy vọng những kiến thức mà chúng tôi đã chia sẻ sẽ giúp ích cho các bạn. Nếu bạn nào còn chưa hiểu rõ về cách làm phiếu đóng gói hàng hóa hoặc muốn tư vấn thì có thể liên hệ với dịch vụ Thịnh Logistics để được hỗ trợ nhé.
- Xem thêm : Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biểnđầy đủ nhất