Invoice là gì? Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu đầy đủ nhất

Trong ngành xuất nhập khẩu thì Invoice là gì chắc hẳn không còn xa lạ gì đối với mọi người, đặc biệt là các doanh nghiệp chuyên xuất nhập khẩu hàng hoá. Invoice cũng như các hoá đơn bán hàng khác, được người bán tự lập theo form của từng doanh nghiệp với từng loại mặt hàng cụ thể. Ngoài ra, chúng giúp cho việc giao dịch mua bán trở nên rõ ràng, thể hiện rõ nội quy và trách nhiệm của cả bên mua và bên bán, tránh được các trường hợp tranh chấp về quyền lợi cũng như tài chính… Ở hiện tại và trong tương lai thì hoá đơn sẽ trở thành chứng từ thương mại quốc tế không thể thiếu trong các mối quan hệ mua bán, dịch vụ và được sử dụng ngày càng phổ biến hơn.

Invoice là gì? Nội dung trong hóa đơn thương mại

Invoice một loại chứng từ quan trọng trong quá trình mua bán hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá xuất nhập khẩu thể hiện giá trị thực của hàng hoá, invoice sẽ do bên bán lập nên và trong các công ty thương mại có nhiều invoice được đánh số tương ứng để thuận tiện cho việc quản lý, ghi nhận các giao dịch giữa công ty với khách hàng và các thông tin cơ bản như ngày tháng năm, nơi phát hành, địa chỉ gửi đến, thanh toán thỏa thuận, điều kiện giao hàng…

Nội dung cơ bản của hoá đơn thương mại, bao gồm: 

  • Tên, số, ký hiệu, ngày giờ lập hoá đơn.
  • Thông tin cần thiết của bên bán và bên mua
  • Chi tiết về hàng hoá
  • Điều kiện giao hàng, phương tiện, cách thức để vận chuyển.
  • Phương thức thanh toán theo thoả thuận
  • Tên cảng nhập và cảng xuất hàng đi
  • Người đại diện ký nhận để phát hành phiếu.

Phân biệt khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice và tax invoice là gì

Proforma Invoice (PI), Commercial Invoice (CI) – Tax invoice là những hóa đơn, chứng từ được ban hành bắt buộc trong quá trình làm hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá và không thể thiếu trong bộ chứng từ để khai báo hải quan, vì vậy cần nắm rõ và phân biệt được các hoá đơn này qua những khái niệm cơ bản sau:

 Proforma Invoice

Proforma invoice là gì?

Proforma invoice hay còn gọi là PI . Đây chính là hoá đơn chiếu lệ cũng bao gồm nội dung ghi chú về số lượng cũng như các thông tin quan trọng về lô hàng cần gửi như Invoice. 

Proforma invoice dùng để xuất trình của bên bán cho bên mua và như một bản nháp sơ bộ về việc thanh toán hay với mục đích về hải quan trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá, có thể sửa lại hay điều chỉnh theo yêu cầu giữa 2 bên. Với việc lập nên hoá đơn chiếu lệ này, sẽ giúp đảm bảo cho việc thanh toán các khoản trong quá trình giao dịch mua bán và được trình bày một cách rút gọn, đơn giản và ước tính được các khoản trước khi vận chuyển và giao hàng hóa đi, nhưng chúng không phải là hoá đơn yêu cầu thanh toán. 

Hoá đơn chiếu lệ là một hoá đơn bán hàng sẽ do người bán lập nên và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng nào đó, nó được xem là một tài liệu dùng để thể hiện các cam kết diễn ra của bên nhận cùng các điều khoản, điều kiện đã được thoả thuận với nhau trong thực tế giao thương của đôi bên.

Ban đầu nhà cung cấp (bên bán) sẽ gửi cho bạn một bản thảo sau khi bên mua yêu cầu được báo giá và sẽ nhận được hóa đơn PI bao gồm chi tiết về sản phẩm, giá cả… và sau một vài lần thì việc thoả thuận đã xong, cả hai bên đã đạt được thoả thuận như mong muốn, sau đó bên mua sẽ gửi đến bên bán một đơn đặt hàng và đổi lại bên bán sẽ gửi lại cho một hoá đơn chiếu lệ. Với hoá đơn này, nó có chức năng không chỉ là báo giá của hàng hoá mà còn mang các thông tin như các tiêu đề ban đầu đã thoả thuận: Các điều khoản thanh toán, phương thức vận chuyển, số hoá đơn,  thời hạn giao nhận hàng, thông tin ngân hàng…  và sau khi được đồng ý nó cũng sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hoá chính thức, và trước khi thực hiện bất kỳ một khoản thanh toán nào sẽ được bên mua kiểm tra thật kỹ với bên hải quan xem hoàng hoá cần xuất đi có được phép nhập khẩu vào quốc gia của bên mua hay không, và sẽ thực hiện thanh toán bảo đảm rằng tên và tài khoản ngân hàng giống như trong hoá đơn. Với hoá đơn chiếu lệ còn giúp giảm rủi ro trong việc thanh toán, nếu có vấn đề gì sẽ bị loại bỏ. 

Commercial Invoice

Commercial invoice là gì

Khi mua sắm bất kỳ hàng hoá nào, bạn sẽ có một hoá đơn bao gồm giá cả, số lượng, mặt hàng nào…, trong xuất nhập khẩu cũng vậy, commercial invoice là cơ sở thanh toán giữa công ty xuất khẩu và công ty nhập khẩu. 

Commercial invoice : Hoá đơn thương mại và chúng cao cấp hơn hoá đơn thông thường bởi cần thể hiện đặc tính của hoạt động thương mại quốc tế như phương thức vận tải lô hàng, điều kiện, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng. Chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, cơ sở mua bán bảo hiểm…

Hoá đơn thương mại được sử dụng dùng để ghi lại các bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên nhà cung cấp (xuất khẩu ) và bên mua (nhập khẩu). Đây là hoá đơn cụ thể hơn nhiều so với thực tế, đồng thời hoạt động như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu và mang tính chất thương mại, hoá đơn cũng được sử dụng trong quá trình vận chuyển, đóng gói, khai báo và thông quan ở cảng.

Commercial invoice mẫu ( (Hóa đơn thương mại )

Commercial invoice
Commercial invoice

Như vậy, CI cũng bao gồm đầy đủ các chi tiết như PI, nhưng ta có thể thấy được điểm khác nhau giữa CI và PI là:

Thời điểm được phát hành: Nếu như PI có thể được lập nên nhiều lần và sửa đổi trong quá trình giao dịch thì CI sẽ được phát hành sau khi bên xuất khẩu và bên nhập khẩu đã hoàn thành các thoả thuận và đi đến kết quả cuối cùng.

Thay đổi được nội dung: Nếu trong quá trình thoả thuận mà gặp các lý do như giá nhập cao và cần giảm xuống, thời hạn giao hàng quá lâu và cần rút ngắn bớt thời gian, thay đổi về số lượng, thay đổi về các phương thức vận chuyển… thì đòi hỏi nhà cung cấp phải phát hành lại hoá đơn chiếu lệ (PI) để đem lại thỏa thuận tốt nhất.

Giá trị thanh toán: Trong khi PI chỉ là hoá đơn báo giá, dự thảo số tiền phải trả, không có chức năng thanh toán cùng những cam kết ban đầu, thì CI có thể yêu cầu được thanh toán và có giá trị được chứng thực bởi hai bên, mà bên mua có trách nhiệm phải thanh toán cho đúng với yêu cầu ghi trong hoá đơn thương mại.

Tax invoice: Hoá đơn thuế giá trị gia tăng, khi bên bán thực hiện bán hàng có chịu thuế thì phía bên mua hàng sẽ thực hiện đăng ký thuế và cần có hoá đơn từ bên bán để mua hàng. Tax invoice cũng là hoá đơn thương mại và sẽ được ban hành sau thoả thuận hợp đồng và trước hay tại thời điểm vận chuyển hàng hoá, đối với ngành dịch vụ thì sẽ được cấp trước và sau khi cung cấp các dịch vụ cho khách hàng, dùng để kê khai hàng hoá của người bán xuất ra và để thu thuế giá trị gia tăng trên hàng hoá, đồng thời nội dung cũng đầy đủ các thông tin mô tả về số lượng, tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ. 

Commercial invoice mẫu( hóa đơn chiếu lệ )

Tại sao phải có Invoice

Ban đầu, khi thực hiện giao dịch trao đổi, mua bán hàng hoá giữa hai bên sẽ có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình trao đổi với nhau, nhiều thỏa thuận, dự tính, những thảo luận về hàng hoá, các khâu liên quan đến việc đặt số lượng hàng hoá, phương thức giao hàng và cách thức trả tiền…tất cả nội dung quan trọng sẽ được soạn thảo chi tiết và tỉ mỉ thông qua Invoice để tránh nhầm lẫn hay thiếu sót. Vì vậy, s invoice và luôn là cần thiết bởi chúng giúp cho việc thực hiện thanh toán giữa bên bán và bên mua luôn rõ ràng, rành mạch, nhắc nhở bên mua phải có nhiệm vụ phải thanh toán số tiền trên Invoice cho bên bán, cùng các điều kiện đã thoả thuận ban đầu. 

Vai trò của Invoice trong việc xuất nhập khẩu hàng hoá

Invoice là gì còn được hiểu đây là hoá đơn mua bán, sẽ giúp chứng minh giao dịch mua bán người bán và người mua, do người bán lập nên và có vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu như sau:

Khi muốn xuất khẩu hàng hóa đi quốc tế hay nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về thì Invoice góp phần quan trọng không kém trong việc thanh toán, khai báo hải quan, thực hiện đóng thuế, đóng bảo hiểm.

  • Thanh toán: Là hoá đơn thương mại hợp lệ với mục đích thông báo đến người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên người bán, với đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hoá và có chữ ký, đóng dấu rõ ràng.
  • Khai báo hải quan: Khi khai báo hải quan, hoá đơn thương mại cũng cần được xuất trình để bên hải quan biết được giá cả hàng hoá trên hoá đơn, qua đó sẽ dựa vào đó tính thuế xuất nhập khẩu và các chi phí cần thiết khác cùng những thông tin cung cấp trên hoá đơn giúp thuận tiện cho việc khai báo điện tử. 
  • Đóng bảo hiểm: Trong xuất nhập khẩu, bất kỳ hàng hoá nào cũng cần được bảo hiểm để doanh nghiệp có thể yên tâm được bồi thường thiệt hại nếu có xảy ra các vấn đề rủi ro, tranh chấp… Giá trên Invoice và các điều khoản về hàng hoá được bảo hiểm, như tên hàng hoá, số lượng, giá cả, mã hàng… cũng sẽ giúp cho việc tính phí cho bảo hiểm và thường được thực hiện trước khi vận chuyển hàng hoá.

Lưu ý khi làm hóa đơn thương mại (commercial invoice)

Hóa đơn thương mại (commercial invoice): dễ hiểu hơn đây chính là hóa đơn thương mại xuất khẩu được lập ra để xác nhận việc trao đổi, thỏa thuận mua bán thông qua bằng những hóa đơn chứng từ được nêu rõ và chi tiết về các sản phẩm, số lượng hàng hoá… Vì Invoice rất quan trọng trong việc giao thương giữa 2 bên khi thiết lập hóa đơn thương mại nên người lập đòi hỏi phải kỹ lưỡng và chính xác, đồng thời phải lưu ý những vấn đề sau:

  • Invoice phải có đầy đủ thông tin của người bán lẫn người mua, tên doanh nghiệp, chi tiết về địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện trước pháp luật… những thông tin cơ bản này tuy đơn giản nhưng nó giúp cho việc xác minh, thanh toán sau này dễ dàng và thuận lợi hơn.
  • Mô tả hàng hoá: Rất quan trọng và bắt buộc phải mô tả đúng, chính xác về hàng hoá, số hoá đơn, ngày giờ phát hành, mã hàng, số lượng hàng vận chuyển đúng như hàng hoá thực tế của doanh nghiệp cần vận chuyển, đồng thời còn để thực hiện khai báo hải quan khi tiến hành xuất hay nhập khẩu nhanh nhất.
  • Nội dung hợp đồng thương mại Invoice còn phải được bên bán (lập phiếu) thể hiện đầy đủ giá trị, đơn giá thực của hàng hoá hiện tại. Tính toán chính xác tổng giá trị của đơn hàng, mệnh giá tiền sẽ phải thanh toán để bên mua dễ dàng nhìn thấy mà thực hiện nghĩa vụ phải trả cho bên bán.
  • Các quy định trong hợp đồng: Rõ ràng về cách thức, điều kiện giao hàng, phương tiện để vận chuyển, cảng nhập hàng về, cảng xuất hàng đi, tên phương tiện vận chuyển, số chuyến… được thỏa thuận ban đầu trong cuộc giao dịch mua bán hàng hoá một cách chi tiết và tỉ mỉ, có sự thoả thuận của người bán và sự đồng ý của bên mua, đây cũng là một trong những thủ tục quan trọng và cần thiết khi doanh nghiệp muốn tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng cần xuất hay nhập khẩu.
  • Đây là hoá đơn do công ty (người bán) tự tạo mẫu vì vậy không cần thông báo với các cơ quan trong báo cáo thuế.

Mẫu hóa đơn thương mại commercial invoice

Có thể nói hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu được lập ra trong quá trình giao thương giữa bên bán và bên mua và được mô tả chi tiết về đơn hàng với sự đồng ý của cả hai bên. Trong giao dịch xuất nhập khẩu này, hợp đồng sẽ rất quan trọng và đòi hỏi cả người bán phải tuân thủ cũng như thực hiện đúng phần trách nhiệm của mình. Bên bán sẽ có nghĩa vụ cung cấp lô hàng đúng với yêu cầu trong thỏa thuận ban đầu, đủ số lượng, bản đảm chất lượng… và bên mua có nghĩa vụ kiểm tra lô hàng sau khi nhận và thanh toàn theo số tiền đã thoả thuận trong Invoice, đồng thời cả hai cùng hỗ trợ cho nhau để việc khai báo hải quan nhanh chóng và chính xác.

Một số lỗi mà bạn sẽ thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Khi bước đầu doanh nghiệp sẽ chuẩn bị bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hoá, thì cần phải hiểu hóa đơn thương mại (Invoice là gì ) và cần được lưu ý đặc biệt đối với hoá đơn thương mại, bởi đây là hoá đơn thể hiện giá mua, bán hàng hoá, là chứng từ quan trọng trong thông quan hải quan,vì vậy Invoice nếu có vấn đề gì sai sót khi soạn thảo, cũng ảnh hưởng đến cả lô hàng, gây nên sự trì trệ trong quá trình chờ đợi giải quyết, ảnh hưởng đến nhiều quy trình phía sau mà không thể lường trước được. Sau đây là một số lỗi thường gặp khi lập hoá đơn, các doanh nghiệp có thể tham khảo để khi lập cho công ty mình được chuẩn và chính xác hơn: 

  • Hoá đơn không ghi rõ các thông tin về điều kiện giao hàng như FOB, CIF…
  • Người xuất khẩu bán hàng CIF nhưng chỉ ghi giá như FOB tại nơi xếp hàng và không ghi các chi phí sau đó.
  • Hoá đơn chỉ ghi số thực thu mà không thể hiện số tiền được chiết khấu của bên đối tác trên đó.
  • Mô tả hàng hoá không rõ ràng, thiếu thông tin về lô hàng cần xuất hay nhập khẩu gây khó khăn trong việc khai báo với  hải quan.
  • Gộp nhiều hàng hoá thành một loại, sai quy định và không thể thông quan được.

Trong quá trình lập hoá đơn thương mại, bên mua cần hết sức cẩn trọng và tránh các lỗi hay gặp phải không chỉ bên trên mà có rất nhiều lỗi không đáng bị mắc phải trong quá trình khai báo, vì nếu để bị hải quan bắt lỗi, sẽ ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hoá.

Mục đích của việc lập hóa đơn thương mại (invoice)

Hoá đơn thương mại sau khi được người bán phát hành cho người mua với mục đích đó chính là muốn được đem ra để thanh toán, và đây được xem là một loại chứng từ hợp pháp có thể được sử dụng để đòi tiền từ người mua hay bên nhập khẩu hàng hoá trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. 

Không những thế, hoá đơn thương mại invoice còn có thể dùng để khai báo hải quan thông qua giá của hàng hoá được ghi trên hoá đơn, để hải quan có thể dựa vào đó để tính thuế, cùng các thông tin được cung cấp sẽ giúp cho việc khai báo tờ khai hải quan, tính tiền bảo hiểm… được thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Các lỗi cần tránh khi làm Invoice

Trong khi lập Invoice, người mua cần phải tránh các lỗi một cách tối đa để không phải gặp các vấn đề, sai sót xảy ra như sau:

Nếu cả bên người mua và bên người bán chưa chốt được số lượng cuối cùng chính xác thì không nên lập hoá đơn thương mại CI, mà chỉ nên lập hoá đơn chiếu lệ (PI) để có thể dễ dàng chỉnh sửa nếu chưa được sự đồng ý của đôi bên.

Vì hoá đơn thương mại (Invoice) là do bên người bán phát hành và cần phải check lại cẩn thận trước khi phát hành hoá đơn, từ thông tin của hai bên, các chỉ tiêu, số lượng, đơn giá, phương tiện…, để không phải mất nhiều thời gian và công sức phải bỏ hoá đơn cũ và lập lại hoá đơn mới. 

Tóm lại, bài viết trên đã trả lời đầy đủ mọi thắc mắc Invoice là gì cùng nội dung và ý nghĩa về hoá đơn thương mại một cách đầy đủ nhất. Qua đó, còn giúp doanh nghiệp phân biệt được các loại hoá đơn chứng từ cần thiết trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá và thời điểm phù hợp để lập từng loại hoá đơn, chứng từ. Qua đó, còn có thể biết được những tác dụng của chúng trong việc khai báo hải quan, tính phí bảo hiểm, và những lỗi thường gặp… Dịch vụ vận tải Thịnh Logistic sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết và thực hiện chuẩn xác, kiểm tra kỹ lưỡng nếu cần đến các hoá đơn chứng từ nêu trên.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Me on Zalo
0944761461