Dưới sự phát triển kinh tế – xã hội và nhu cầu mở rộng thị trường kinh doanh, hội nhập kinh tế thế giới đã thúc đẩy lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa đầy đủ và hợp lệ theo quy định của pháp luật sẽ bao gồm những loại giấy tờ chứng từ gì, những loại giấy tờ chứng từ nào là cần thiết và những loại nào là không cần thiết, những loại giấy tờ này sẽ do ai phát hành và có thể xin mẫu hay được cấp phát bởi cơ quan, đơn vị, tổ chức Nhà nước nào,… chính là những câu hỏi và thắc mắc bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì mà chắc chắn cả những người vừa bước vào ngành xuất nhập khẩu hàng hóa hay đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này đều cần được giải đáp các loại chứng từ xuất nhập khẩu.
Trọn bộ chứng từ xuất nhập khẩu mẩu gồm những gì ?
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật bao gồm các chi tiết như sau:
Xác nhận đặt chỗ trên các phương tiện vận tải (Booking confirmation)
Về thủ tục xác nhận đặt chỗ trên các phương tiện vận chuyển hàng hóa – với tên tiếng Anh là Booking confirmation, đây là loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu được bên giao nhận hàng – với tên tiếng Anh là Freight Forwarder lập và cung cấp với mục đích là xác nhận tất cả các thông tin chi tiết liên quan đến việc đặt chỗ vận chuyển hàng (ngoại trừ thông tin chi tiết về chi phí thực tế vận chuyển hàng hóa). Nó bao gồm các thông tin của bên vận chuyển hàng hóa, bên gửi hàng, bên nhận hàng, chi tiết hàng hóa trong kiện, thời gian vận chuyển và các chi phí phát sinh. Bên cạnh đó, thường nó cũng sẽ bao gồm cả thông tin về các kho giao nhận hàng và trạm trung chuyển liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa của bạn. Đây được xem là một loại giấy tờ rất quan trọng trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.
Mẩu Booking confirmation
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại chính là một trong những loại giấy tờ quan trọng cần phải có từ ngay bước đầu tiên chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Đây chính là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán hàng mà ở đây bao gồm bên gửi hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa. Hợp đồng thỏa thuận này được ký dựa trên thông tin của người cung cấp dịch vụ và người sử dụng dịch vụ, thông tin về hàng hóa sử dụng trong giao dịch, hình thức và thời gian giao hàng cũng như là phương thức thanh toán của hợp đồng,… Bên cạnh đó, trong thỏa thuận này cũng sẽ nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn cũng như là quyền lợi của các bên, rủi ro và chi phí vận chuyển hay các chi phí phát sinh khác.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu cơ bản nhất trong hoạt động kinh doanh, do người bán (thông thường thì chính là bên gửi hàng) lập và phát hành nhằm với mục đích là thể hiện yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả đúng số tiền hàng đã được ghi rõ trong hóa đơn đó. Không chỉ vậy, nó còn được dùng để xuất trình cho phía ngân hàng để lấy tiền hàng và dùng để cung cấp cho bên công ty bảo hiểm trong việc tính phí bảo hiểm cho hàng hóa (trường hợp bạn có mua bảo hiểm hàng hóa). Bên cạnh đó, trong bộ giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu thì đây là loại chứng từ đặc biệt quan trọng trong bước khai báo hải quan và khai báo thuế từ đó áp dụng các khoản thuế tương ứng ở khâu tiếp theo.
Bảng kê hàng hóa (Packing List)
Packing list là loại chứng từ xuất nhập khẩu được lập sau khi thực hiện hoàn tất thủ tục đóng gói hàng hóa, đây là bảng kê khai chi tiết tất cả các loại hàng hóa có trong kiện hàng (hộp, container, thùng, hòm,…) giúp cho người mua cũng như là cơ quan kiểm tra ở đầu nhập khẩu, hải quan, nơi nhận hàng dùng để kiểm tra, đánh giá về tính xác thực, xác minh thực tế số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của bên bán có đúng như trong khai báo trên bảng kê hay không. Ngoài ra, đây còn là một loại chứng từ xuất nhập khẩu ghi rõ các thông tin về cách thức đóng gói của những kiện hàng được vận chuyển giúp ích cho việc nhận diện và đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa sau khi nhận.
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn ( Bill of Lading) là một loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng bởi nó có nhiệm vụ chứng minh việc hàng hóa đã được bốc xếp lên phương tiện vận chuyển hàng hóa thành công (ví dụ như tàu, xe, máy bay,…). Tuy nhiên, nếu Vận đơn là một loại chứng từ nói chung của các hình thức vận chuyển hàng hóa (như đường bộ, đường thủy, đường hàng không hay kết hợp các hình thức vận chuyển đó lại với nhau) thì Bill of Lading (viết tắt là B/L) chính và vận đơn được sử dụng riêng cho hình thức vận chuyển bằng đường biển.
Telex Release
Telex Release hay còn được gọi là vận đơn nhận hàng qua hình thức điện báo là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu, đây là hình thức giao hàng cho người nhận mà shipper không cần gửi vận đơn gốc, nó giúp cho việc giao hàng được thực hiện nhanh hơn và đơn giản hơn trong trường hợp người nhận không yêu cầu lấy vận đơn gốc.
Master B/L
Master B/L hay còn được gọi là vận đơn chủ, được viết tắt là MBL hoặc MB/L là một loại giấy tờ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu, đây là hình thức vận đơn do đơn vị vận chuyển phát hành. Trong đó, người gửi là đơn vị vận chuyển ở quốc gia xuất khẩu hàng hóa và người nhận hàng là đơn vị vận chuyển tại quốc gia nhập khẩu. Thông thường thì đây là 2 công ty có quan hệ công ty mẹ – con hoặc là đại lý của nhau.
Đây là loại vận đơn chủ trong bộ giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu do hãng vận chuyển (thường là chủ hãng tàu hoặc hãng máy bay) cung cấp cho người đại diện trên vận đơn gốc với danh nghĩa là chủ sở hữu của hàng hóa.
Về các nhận diện vận đơn chủ, có thể dễ dàng nhận diện được nó thông qua các thông tin trên MBL của hãng tàu vận chuyển như logo, tên hãng tàu, văn phòng đại diện hoặc số điện thoại liên hệ,…
Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill)
Sea Waybill hay còn gọi là Giấy gửi hàng đường biển là một loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu và thường được dùng để thay thế cho vận đơn đường biển. Chúng ta có thể hiểu đơn giản đây là một hợp đồng vận chuyển giữa bên gửi hàng và bên đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan hay còn gọi là Customs Declaration là một loại giấy tờ chứng từ dùng để khai báo thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan thuộc bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Đây là một điều kiện tiên quyết và quan trọng để một kiện hàng hóa có thể được nhập khẩu vào một quốc gia hay một vùng lãnh thổ cụ thể nào đó.
Các chứng từ xuất nhập khẩu thường theo lô hàng cần biết
Bên cạnh bộ các loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định cần phải có thì cũng có một số loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu theo lô hàng không yêu cầu nhất thiết lúc nào cũng phải có mà các doanh nghiệp cần phải biết như:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Hóa đơn chiếu lệ hay còn gọi là Proforma Invoice, viết tắt là PI là một loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu. Đây được xem là một bản nháp của hóa đơn thương mại bởi nó có hình thức và nội dung của một tờ hóa đơn nhưng không dùng để đòi tiền (thanh toán). Dựa vào nó mà người mua và người bán hàng có thể biết được những thông tin cơ bản về hàng hóa trong kiện hàng như là số lượng, mẫu mã, chủng loại, đơn giá, tổng số tiền thanh toán, điều kiện giao hàng, hình thức thanh toán,…
Tín dụng thư (L/C)
Tín dụng thư hay còn gọi là Letter of Credit, được viết tắt là L/C là một loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của bên nhập khẩu hàng hóa. Trong cam kết này, quy định rõ về việc ngân hàng sẽ thanh toán một khoản tiền hàng nhất định cho bên bán hàng trong một khoản thời gian nhất định nếu người bán cung cấp được bộ giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu hợp lệ và theo đúng quy định nêu rõ trong L/C. Như vậy, chúng ta có thể hiểu đơn giản nhất Tín dụng thư là bản cam kết của ngân hàng đối với người bán về việc trả tiền cho bên xuất khẩu hàng hóa.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)
Giấy chứng nhận bảo hiểm hay Insurance Certificate, viết tắt là I/C là một loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu do bên bảo hiểm cung cấp cho bên được bảo hiểm nhằm chứng minh là kiện hàng đã được mua bảo hiểm theo đúng điều khoản thỏa thuận ký kết trong hợp đồng
Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác
Bên cạnh các loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến được nêu trên thì trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu vẫn còn rất nhiều các loại giấy tờ chứng từ khác nhau. Mặc dù là những loại chứng từ này ít được nhắc đến hoặc là chỉ được sử dụng trong một số lĩnh vực hay trường hợp yêu cầu bắt buộc cụ thể. Nhưng để có được đầy đủ nhất kiến thức về lĩnh vực chứng từ xuất nhập khẩu, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về một số loại chứng từ sau:
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O):
Giấy chứng nhận xuất xứ hay còn gọi là Certificate of Origin, viết tắt là C/O là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu của công ty thực tế nhằm cho biết xuất xứ nguồn gốc của hàng hóa được sản xuất tại quốc gia hay vùng lãnh thổ nào.
Đối với trường hợp bạn là chủ của hàng hóa nhập khẩu thì khi C/O có tính hợp lệ về mặt pháp lý bạn sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi về mặt thuế nhập khẩu. Trong đó, số tiền chênh lệch có thể từ vài phần trăm cho đến vài chục phần trăm dẫn đến số chi phí giảm thiểu được từ thuế là khá lớn. Chính vì thế, đối với các kiện hàng có C/O thì bộ phận hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thông tin chi tiết và rà soát hàng hóa rất kỹ. Do đó, trong quá trình thực hiện chuẩn bị các hồ sơ thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu cho hàng hóa thì dù bạn là người trực tiếp thực hiện hay được thực hiện thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ thì bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận, đối chiếu từng số liệu một cách kỹ càng để tránh bị bác bỏ C/O trong quá trình thông quan hoặc bị yêu cầu xác minh lại C/O thì sẽ gây mất rất nhiều thời gian.
Đối với trường hợp bạn là chủ hàng hóa xuất khẩu thì việc bạn xin C/O cho bộ chứng từ nhập khẩu chỉ đơn giản là một yêu cầu thủ tục được quy định trong hợp đồng thương mại giữa hai bên đối tác với trường hợp người mua hàng là người nước ngoài. Nó chỉ có ý nghĩa là một thủ tục phải làm và không ảnh hưởng tới quyền lợi của người xuất khẩu, đôi lúc nó chỉ đơn giản là thêm thủ tục hành chính mà thôi.
Về mặt pháp lý, giấy chứng nhận xuất xứ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công tác phòng chống hàng giả, hàng trợ giá, chống phá giá, duy trì hệ thống liên quan vấn đề hạn ngạch và thống kê thương mại,…
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Chứng thư kiểm dịch còn gọi là Phytosanutary Cartificate, viết tắt là P/C là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ hàng hóa do cơ quan kiểm dịch (có thể là động vật hay thực vật) cấp nhằm giúp trong việc xác nhận cho kiện hàng xuất nhập khẩu đã thực hiện quy trình kiểm dịch hay chưa. Theo đó, mục đích chính của loại giấy tờ này là để giúp cho việc ngăn chặn sự lây lan không kiểm soát của dịch bệnh giữa các quốc gia và các vùng lãnh thổ trên thế giới.
Ngoài ra, có thể hiểu một cách đơn giản nhất là chứng thư kiểm dịch giúp ngăn chặn dịch bệnh lây lan vào nước nhập khẩu đối với kiện hàng hóa nhập khẩu chứa các loại động vật hoặc thực vật và đồng thời giúp chứng minh kiện hàng hóa “sạch” (an toàn không chứa mầm bệnh) khi xuất khẩu sang các nước hay vùng lãnh thổ khác.
Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu các loại hàng hóa sau cần phải thực hiện kiểm dịch (được cấp P/C):
- Các loại hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật: Cụ thể như là gỗ, nông sản, thức ăn cho chăn nuôi,…
- Các loại hàng có nguồn gốc động vật: Bao gồm các loại động vật tươi sống hay hàng đông lạnh (như gia súc, gia cầm, thủy hải sản,…).
- Các loại hàng chế phẩm công nghệ: Huyết thanh, Vacxin,…
- Các loại hàng thực phẩm: Thực phẩm chế biến, nguyên liệu,…
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
Giấy chứng nhận chất lượng hay còn gọi là Certificate of Quality, được viết tắt là CQ là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu được cấp nhằm xác nhận rằng kiện hàng hóa có chất lượng đạt chuẩn (chất lượng hoàn toàn phù hợp với các tiêu chuẩn đề ra của nhà sản xuất nói riêng và các tiêu chuẩn của quốc tế nói chung). Bên cạnh đó, đây là một loại giấy tờ chứng từ không bắt buộc đối với bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu và chỉ đối với một số mặt hàng nhất định mới cần phải cung cấp CQ (Ví dụ như khi tiến hành nhập khẩu mặt hàng là xe máy chuyên dùng thì cần phải thực hiện thủ tục kiểm tra chất lượng của cơ quan nhà nước, lúc bấy giờ CQ là một loại giấy tờ cần thiết để cung cấp cần có trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu).
Theo đó, hiện nay có 2 hình thức cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng đối với sản phẩm, hàng hóa:
- Giấy chứng nhận tự nguyện: Đây là hình thức giấy phép được cấp trong trường hợp các cá nhân hay tổ chức yêu cầu xác minh kiện hàng của mình đạt tiêu chuẩn tại nước sản xuất hoặc tiêu chuẩn của Quốc tế.
- Giấy chứng nhận bắt buộc: Đây là hình thức cấp giấy phép đối với trường hợp cơ quan nhà nước yêu cầu các cá nhân, tổ chức phải đạt tiêu chuẩn đối với kiện hàng hóa của mình.
Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis)
Giấy chứng nhận kiểm định hay còn gọi là Certificate of Analysis, được gọi tắt là CA một loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu do cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp thông qua quá trình tiến hành phân tích và đánh giá các thông số về thành phần chất lượng cả về tính chất hóa học và tính chất lý học của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm đó có đạt yêu cầu cho phép của các quy định hay không.
Các sản phẩm yêu cầu phải có CA phổ biến như: các loại sản phẩm ít nhiều có chứa hàm lượng các chất phi tự nhiên như thực phẩm, gia vị, đồ uống, hóa mỹ phẩm, rượu mạnh, rượu vang, sản phẩm từ động – thực vật,… và các loại sản phẩm dược phẩm hằng ngày.
Sau đây là các loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc cần phải có trong quá trình thông quan đối với kiện hàng hóa nhập khẩu cần phải đặc biệt chú ý:
- Thứ nhất, cần phải nhìn vào bảng phân tích chất lượng C/A để tiến hành đánh giá về chất lượng cụ thể của hàng hóa đó;
- Thứ hai, trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu giấy chứng nhận kiểm định là tài liệu xác nhận rằng kiện hàng hóa đã qua xét nghiệm cụ thể và có kết quả đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng đầu ra của hàng hóa.
- Thứ ba, khi nhìn vào thành phần cấu tạo lý – hóa của hàng hóa người tiêu dùng nhìn vào sẽ biết được cấu tạo thành phần lý hóa của sản phẩm.
- Thứ tư, khi và chỉ khi bộ chứng từ xuất nhập khẩu có giấy chứng nhận phân tích chất lượng C/A thì mới có thể được xin cấp giấy phép về việc công bố tiêu chuẩn chất lượng cho hàng hóa.
- Cuối cùng, giấy chứng nhận kiểm định là điều kiện bắt buộc trong thủ thục nhập khẩu hàng hóa yêu cầu đặc biệt cần phải có.
Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
Giấy chứng nhận vệ sinh hay còn gọi là Sanitary Certificate, được viết tắt là SC là một loại giấy tờ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa do cơ quan y tế hoặc cơ quan giám định, kiểm nghiệm hàng hoá có thẩm quyền liên quan cấp nhằm xác định tình trạng không có độc hại của cơ sở sản xuất hàng hóa hoặc kiện hàng hóa đối với người tiêu dùng và môi trường.
Về các loại đối tượng cần có giấy chứng nhận vệ sinh khi thông quan bao gồm: Bên xuất khẩu hàng hóa là cơ sở chế biến các loại thịt tươi sống và thực phẩm nói chung, cơ sở sản xuất trong lĩnh vực hạt giống và thực phẩm liên quan hoặc là đối với hàng hóa là các loại hạt giống hay vật nuôi. Bên cạnh đó, một số quốc gia yêu cầu xuất trình giấy chứng nhận sức khỏe y tế hay giấy chứng nhận vệ sinh trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu mỗi khi động vật, thực vật, sản phẩm động vật, sản phẩm thực vật, cá hoặc thực phẩm được các quốc gia khác xuất khẩu sang nước bản địa.
Các giấy chứng nhận này nhằm xác nhận rằng hàng hóa xuất khẩu không có bệnh hoặc không bị các loại sâu bệnh và cách đóng gói của các loại hàng hóa này theo quy cách quy định tiêu chuẩn mà nước đó đề ra. Thông thường thì cơ quan cấp các loại giấy chứng nhận này chính là Bộ Nông nghiệp của nước xuất khẩu.
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
Chứng thư hun trùng hay còn gọi là Fumigation Certificate là một giấy tờ chứng từ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, được viết tắt là FC do cơ quan kiểm dịch xịt phun thuốc khử côn trùng cấp sau khi thực hiện quy trình này đối với kiện hàng hóa.
Bởi vì căn cứ theo quy định vệ sinh về an toàn thực phẩm cũng như trong phòng chống bệnh dịch thì trong quy trình mà Việt Nam xuất khẩu hàng đi các nước khác trên thế giới đặc biệt là đối với khu vực Châu Mỹ, Châu Âu đều cần phải vượt qua được vòng kiểm định rất là chặt chẽ từ các nước nhập khẩu này. Nhằm để đảm bảo kiện hàng hóa không bị hư hại, nấm mốc hay sâu bệnh thì yêu cầu các mặt hàng phải có đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ liên quan về hun trùng theo đúng quy định của bộ phận hải quan của các nước nhập khẩu đối với mặt hàng đó.
Bên cạnh đó nhiều loại hàng hóa có điều kiện được phép thông quan, nhập khẩu vào các nước hay khu vục khác bắt buộc phải có chứng thư hun trùng (Certificate of Fumigation). Nếu bên xuất khẩu không xuất trình được chứng thư hun trùng trong bộ hồ sơ giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu thì kiện hàng hóa bị buộc trả lại về nước xuất khẩu ngay.
Phiếu khai báo hóa chất an toàn (MSDS – Material Safety Data Sheet)
Phiếu khai báo hóa chất an toàn hay còn gọi là Material Safety Data Sheet, được viết tắt là MSDS là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu là một văn bản chứa đầy đủ các thông tin của một loại hóa chất nào đó. Mục đích của bộ tài liệu chứng từ này là để giúp cho những người làm phần công việc tiếp xúc gần với loại hóa chất đó có thể chủ động hơn trong việc đảm bảo an toàn cũng như là có cách ứng xử, xử lý tình huống khi có sự cố xảy ra tránh bị ảnh hưởng. Hiểu một cách đơn giản nhất thì Phiếu khai báo hóa chất an toàn là bảng chỉ dẫn an toàn đối với kiện hàng hóa là hóa chất.
Phiếu khai báo hóa chất an toàn thường được sử dụng đối với các loại mặt hàng có khả năng gây ra nguy hiểm nhất định trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản,… Bộ tài liệu chứng từ xuất nhập khẩu này sẽ đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhằm giúp phòng tránh và xử lý tình huống cụ thể trong những trường hợp xảy ra rủi ro hóa chất.
Chính vì thế, khi bạn muốn xuất nhập khẩu hàng hóa là các sản phẩm nguy hiểm, thì bắt buộc trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu phải xuất trình được Phiếu khai báo hóa chất an toàn, khi đó bên vận chuyển mới tiến hành xem xét có nhận vận chuyển kiện hàng hóa đó hay không.
Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích phân loại
Chứng nhận hợp chuẩn hay còn gọi là chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ hồ sơ giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu được cơ quan kiểm định chuyên trách cấp nhầm xác nhận sản phẩm trong kiện hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. Về nguyên tắc thì Chứng nhận hợp chuẩn chính là hoạt động tự nguyện, tuy nhiên trong một số trường hợp khi khách hàng có yêu cầu cụ thể thì đây trở thành bước thủ tục bắt buộc. Đối với quy trình đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn, việc lựa chọn phương thức cũng như là cách đánh giá nào phụ thuộc vào tổ chức cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn hoặc các tổ chức, cá nhân có quyền cấp phép công bố hợp chuẩn. Tuy nhiên, quyết định này phải thích hợp với đối tượng được cấp chứng nhận để đảm bảo mức độ tin cậy của kết quả đánh giá được cấp.
Trong khi đó, Chứng nhận hợp quy cũng là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ hồ sơ giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu do cơ quan kiểm định chuyên trách cấp nhằm Chứng nhận hàng hóa phù hợp với quy chuẩn với chuẩn kỹ thuật tương ứng. Giấy chứng nhận hợp quy được này được thực hiện một cách bắt buộc. Về phương thức đánh giá đối với quy chuẩn hợp quy thì kỹ thuật được sử dụng cho từng đối tượng cụ thể sẽ được quy định tại bộ quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, đối tượng cần phải có chứng nhận hợp chuẩn – hợp quy đó là các loại hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, quá trình, môi trường phải tuân theo những tiêu chuẩn của quốc gia, quốc tế hay khu vực cụ thể và cả những tiêu chuẩn của nước ngoài hoặc các loại quy chuẩn kỹ thuật của một quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật của từng địa phương được quy định một cách cụ thể. Nhóm sản phẩm bắt buộc phải có Chứng nhận hợp chuẩn – hợp quy chính là những đối tượng sản phẩm liên quan đến vấn đề an toàn sức khỏe hay môi trường sống.
Bên cạnh đó, để thực hiện việc cấp giấy chứng nhận hợp chuẩn – hợp quy các doanh nghiệp phải trải qua một quá trình các thủ tục đánh giá về sự phù hợp mang tính chuyên môn cao. Theo đó, đánh giá sự phù hợp chính là chuỗi các hoạt động phân tích, thử nghiệm, đánh giá đối tượng sản phẩm hàng hóa có thật sự là phù hợp với các bộ tiêu chuẩn và quy chuẩn tương ứng hay không.
Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa …
Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa chính là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ hồ sơ giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu cung cấp thông tin về mức tiêu thụ điện năng của các loại thiết bị hàng hóa. Tem nhãn năng lượng thường có 2 loại phổ biến:
- Tem nhãn năng lượng dạng nhãn so sánh: Đây là loại nhãn dán cung cấp thông tin về mức tiêu thụ năng lượng, hiệu suất năng lượng, loại năng lượng được sử dụng và các thông tin khác giúp cho người tiêu dùng có thể dễ dàng so sánh hiệu năng của thiết bị với các sản phẩm cùng loại đang có trên thị trường để nhận biết và có thể đưa ra được nhận định riêng của bản thân, từ đó quyết định lựa chọn được loại phương tiện, thiết bị tiết kiệm năng lượng nhất. Theo đó, mức tiết kiệm tiêu thụ năng lượng sẽ được đánh số sao tương ứng từ 1 sao đến 5 sao là cao nhất, kết quả này được xác định dựa trên kết quả đánh giá sử dụng thử nghiệm mức tiêu thụ điện năng sản phẩm của thiết bị.
- Tem nhãn năng lượng có dạng nhãn xác nhận là nhãn chứng nhận một loại thiết bị, phương tiện nào đó có hiệu suất năng lượng cao nhất so với thiết bị, phương tiện khác cùng loại.
Trong một bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu chuẩn, các thông tin sau thường có trên một Tem nhãn năng lượng:
- Đối với trường hợp Tem nhãn năng lượng dạng xác nhận thì trên tem chỉ có những biểu tượng ngôi sao năng lượng Việt mà không chứa các thông tin cụ thể chi tiết của thiết bị.
- Trong khi đó, Tem nhãn năng lượng dạng so sánh thường có các thông tin chi tiết về thiết bị như: Mã công bố của thiết bị, Tên và mã của thiết bị, Thông tin của nhà nhập khẩu, Thông tin nhà xuất khẩu, Thông tin về nhà sản xuất, Chỉ số tiêu thụ điện năng của thiết bị, Chỉ số đánh giá khả năng tiết kiệm điện năng của thiết bị (được đánh với số sao tương ứng), Mức tiêu thụ điện năng của thiết bị và Một số thông tin cần thiết khác của thiết bị
Trên đây là bài viết tổng quan về các loại giấy tờ chứng từ cần thiết trong 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ hoàn chỉnh, cùng với đó là những thông tin chi tiết về từng loại giấy tờ tương ứng. Hy vọng qua bài viết này, Thịnh Logistics đã cung cấp được những thông tin và kiến thức thật sự bổ ích, giúp ích được cho bạn trong quá trình tìm hiểu cũng như là trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến quy trình xuất khẩu hàng hóa – quy trình nhập khẩu hàng hóa