Nhập khẩu hàng hóa là hoạt động không thể không có đối với nền kinh tế của đất nước Việt Nam. Bởi Việt Nam còn thiếu thốn khá nhiều nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu cho các ngành nghề phục vụ con người. Chính vì vậy, việc nhập khẩu những loại hàng hóa từ nước ngoài để phục vụ là thực sự cần thiết và quan trọng. Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về thì người ta thường lựa chọn vận chuyển bằng đường biển. Với phương thức này sẽ mang nhiều ưu điểm như: chi phí rẻ hơn so với các hình thức khác, vận chuyển đường biển bằng container sẽ đảm bảo an toàn và chất lượng cho lô hàng của bạn.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa cần nắm những gì?
Để thực hiện nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về có rất nhiều phương thức như: vận chuyển đường biển, vận chuyển bằng đường hàng không… Trong đó quá trình vận chuyển đường biển được nhiều người lựa chọn bởi những ưu điểm mà hình thức này mang lại. Khi lựa chọn hình thức vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển bạn cần nắm các yếu tố như tàu thuyền chuyên dụng để xếp và dỡ hàng. Các cơ sở hạ tầng phục vụ như các cảng biển trung chuyển, kênh đào, kho lưu trữ hàng,…
Hơn nữa bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các kiến thức trong quy trình nhập khẩu một lô hàng bằng đường biển để quá trình thông quan được dễ dàng và nhanh chóng. Quá trình khai báo hải quan cũng thuận lợi, không bị các cơ quan hải quan gây khó dễ
Quy trình nhập khẩu 1 lô hàng hóa bằng đường biến
Để có một quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển từ nước ngoài về Việt Nam. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và không được bỏ sót bất cứ bước nào trong quy trình. Bởi sự thiếu sót này sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Quy trình nhập khẩu 1 lô hàng hàng hóa bằng đường biển tại Thịnh Logistics sẽ trải qua 14 bước cơ bản dưới đây:
Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract)
Đây là thủ tục đầu tiên của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Phải có quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong biên bản hợp đồng được ký kết giữa 2 bên gồm các điều khoản nhất định như: loại hàng, số lượng, chất lượng hàng. Ngoài ra, trong hợp đồng phải có các hình thức vận chuyển, phương thức thanh toán cũng như các quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên được trình bày cụ thể và rõ ràng.
Việc ký kết hợp đồng ngoại thương là bước quan trọng trong quy trình, ảnh hưởng đến quyền lợi của cả hai bên.
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận booking hàng hóa
Sau khi đã ký kết hợp đồng thì bạn sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận booking confirmation xem có chính xác không? Các thông tin kiểm tra và xác thực gồm:
- Cảng đi và cảng đến: Kiểm tra xem những thông tin được ghi cảng đi và đến có chính xác và khớp không? Nếu thông tin bị sai thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình giao nhận.
- Kích thước và loại container: Kiểm tra xem container có đúng kích thước và yêu cầu phù hợp hay chưa?
Sau khi đã kiểm tra xong các thông tin booking, nếu phát hiện sai sót thì sẽ báo về bên cung cấp chỉnh sửa thay đổi cho tới khi đạt yêu cầu thì dừng lại.
Bước 3: Đặt lịch tàu (booking tàu)
Đây là bước tiếp theo trong quá trình nhập hàng. Lựa chọn loại tàu và đặt lịch tàu chạy. Lựa chọn này được tư vấn và thống nhất sau quá trình ký kết hợp đồng. Các thông tin về mã tàu, loại tàu, tốc độ chạy cũng như công suất được ghi cụ thể trong bản ký kết hợp đồng. Các trách nhiệm cũng như quyền lợi nếu có sự cố xảy ra nếu bên vận tải làm mất hàng hoặc hư hỏng.
Khi bạn muốn booking tàu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty bằng đường biển, yêu cầu bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin cho hãng tàu:
- Cảng đi hoặc cảng xếp hàng: Đây là khu vực dùng để xếp hàng lên tàu vận chuyển về Việt Nam. Cảng đi này đa số nằm ở nước ngoài.
- Cảng chuyển tải: Cảng này có nhiệm vụ trung chuyển hàng hóa bằng đường biển. Thông thường có 2 hình thức lựa chọn để vận chuyển: Gồm có chuyển tải và đi thẳng. Khi bạn lựa chọn hình thức chuyển tải thì mới sử dụng đến loại cảng này.
- Cảng đến hoặc cảng dỡ hàng: Sau khi hàng đến cảng nhận thì bên nhận sẽ thực hiện quá trình dỡ hàng xuống và tiến hành thông quan cho lô hàng của mình. Cuối cùng mới đem lô hàng về kho bãi của mình được. Thông thường với hàng nhập khẩu thì cảng đến nằm ở Việt Nam.
- Thông tin về lô hàng: Hàng hóa cần phải có tên, tình trạng của lô hàng, số lượng hàng hóa và trọng lượng của lô hàng cùng với các loại chứng từ, giấy tờ cần thiết cung cấp cho hãng tàu nhận vận chuyển.
- Thời gian tàu chạy: Những thông tin về ngày xuất phát của tàu.
- Thời gian đóng hàng: Thời gian này sẽ được sự thống nhất của 2 bên để chọn ngày giờ phù hợp, quá trình đóng hàng đạt hiệu quả cao nhất.
- Một số yêu cầu khác gồm: kích cỡ, nhiệt độ, loại container, nhiệt độ thông gió,…
Tùy thuộc vào thời tiết, điều kiện cũng như các yếu tố khác mà bạn điều chỉnh cho phù hợp.
Bước 4: Giám sát quá trình đóng hàng và cập nhật các thông tin từ nhà xuất khẩu
Khi bạn đã hoàn thành công tác đặt lịch tàu và kiểm tra booking. Bạn cần phải kiểm tra quá trình đóng hàng cũng như đẩy nhanh tốc độ của bên bán.
Với quy trình xuất khẩu hàng hóa thì bên bán hàng và phía dịch vụ vận chuyển sẽ thực hiện quá trình đóng hàng. Chính vì vậy bạn phải theo dõi sát sao để cập nhật các thông tin cũng như quá trình đóng hàng để nắm được tình hình.
Các bạn kiểm tra những thông tin về quá trình giao nhận hàng nhập khẩu như:
- Nhiệt độ : Với mặt hàng đông lạnh bạn cần chụp hình ảnh để xác minh quá trình bảo quản đạt yêu cầu.
- Các tấm hình về container rỗng: Việc chụp lại các tấm hình để chứng minh rằng không có sự hư hỏng của container, bởi nếu có hư hỏng, bạn phải bồi thường chi phí cho phía hãng tàu.
Bước 5: Kéo container đã đóng hàng về cảng hạ và khai báo hải quan xuất khẩu
Khi hàng đã đóng xong thì sẽ được đưa ra cảng và tiến hành quá trình khai báo hải quan xuất khẩu để hàng được xuất hàng.
Bước 6: Đợi hàng về để làm các thủ tục nhận hàng
Với hàng hóa khi đã về tới, bạn cần kiểm tra các thông tin từ hãng tàu từ thông báo hàng đến. Trong quá trình vận chuyển bạn muốn theo dõi xem tàu chạy đến đâu thì bạn có thể lên thông tin trên trang web của hãng tàu. Lúc này bạn có thể theo dõi hành trình của tàu chở hàng mà mình đã đăng ký bằng cách vào phần tracking để nhập mã hoặc số container đó.
Chú ý rằng: Khi có giấy báo nhận hàng thì bạn phải lưu ý kiểm tra các thông tin thật khớp như ngày đến, cảng đến, số container, số lượng và khối lượng hàng hóa. Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các chi phí phát sinh như cước tàu xem có đúng như báo giá khi ký hợp đồng hay không?
Khi đã đúng với báo giá thì bạn tiến hành chuyển tiền và nhận lệnh. Lệnh giao hàng có thể là bản giấy hoặc điện tử. Sau khi nhận lệnh thì bạn có thể làm các thủ tục hải quan và lấy hàng.
Bước 7: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo hàng đến sẽ kiểm tra chứng từ
Khi quá trình vận chuyển hàng sắp đến giai đoạn hoàn thiện thì bạn sẽ nhận được thông báo sắp cập cảng từ phía hãng tàu vận chuyển trước 1 ngày để chuẩn bị nhận hàng.
Những thông tin đi kèm theo khi hàng đến gồm có: nhà xuất và nhập khẩu, số hiệu của container vận chuyển, mã tàu, tên tàu vận tải, các chi tiết khác về hàng hóa…
Hơn nữa quá trình vận chuyển sẽ xuất hiện thêm những phụ phí khác. Khi đã nhận được thông báo hàng đến, bạn cần phải có lệnh giao hàng để tiếp tục thực hiện quy trình nhập khẩu cho lô hàng. Các giấy tờ trong lệnh giao hàng gồm: một giấy ủy quyền, một giấy giới thiệu và một bản gốc.
Bước 8: Đăng ký các giấy tờ chứng nhận liên quan đến lô hàng hóa
Để quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi thì bạn cần phải đăng ký các loại giấy chứng nhận liên quan đến lô hàng đó.
Các chứng nhận đó phải phù hợp và đúng theo tiêu chuẩn quy định của pháp luật, Nhà nước. Với mỗi loại hàng hóa sẽ căn cứ vào mã HS code và các thông tin hàng hóa nhập khẩu.
Khi thiếu sót các loai giấy tờ và chứng nhận này thì hàng hóa của bạn sẽ rất khó để thông quan. Ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu lô hàng của bạn.
Bước 9: Thực hiện khai báo hải quan điện tử nhập khẩu
Khai báo hải quan là gì? Khai báo hải quan là điều kiện bắt buộc và không thể thiếu trong quy trình làm hàng nhập. Chỉ có trải qua bước này mới biết được hàng hóa của bạn có được thông quan hay không?
Để hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa thì bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ như sau:
- Hợp đồng
- Hóa đơn thương mại của lô hàng cần vận chuyển
- Giấy chứng nhận hàng hóa
- Các loại giấy phép nhập khẩu
- Phiếu đóng gói hàng hóa
- Vận đơn hàng hóa
Khi công nghệ ngày càng phát triển thì việc khai báo hải quan điện tử sẽ giúp ích khá nhiều trong việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Các loại giấy tờ khai báo điện tử được rút gọn hơn nhiều việc khai báo trực tiếp. Điểm đặc biệt của việc khai báo điện tử là cần phải có chữ ký số để thực hiện một cách nhanh chóng và thuận lợi.
Bước 10: Lấy lệnh giao hàng và nộp thuế nhập khẩu đầy đủ
Lệnh giao hàng (D/O): Lệnh giao hàng là chứng từ được cung cấp bởi hãng tàu, được dùng để yêu cầu các đơn vị giữ hàng ở kho hoặc cảng và giao hàng hóa cho những chủ hàng. Để lấy được loại chứng từ này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sau: 1 bản phô tô vận đơn hàng hóa, 1 bản phô tô chứng minh thư, 1 bản vận đơn gốc có xác thực từ phía Công ty và điều quan trọng nhất là phải nộp thuế đầy đủ để lấy được lệnh giao hàng.
Lưu ý: Với những trường hợp hàng nguyên container bạn cần phải chú ý về thời gian lưu kho đối với hàng hóa của mình trong tờ khai báo và làm thủ tục hải quan, tránh phát sinh những chi phí đáng tiếc.
Bước 11: Mở tờ khai, làm thủ tục thông quan lấy hàng
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa không thể thiếu công đoạn mở tờ khai để làm thủ tục thông quan lấy hàng. Các thủ tục thông quan hàng hóa yêu cầu về nội dung như sau:
- Nếu tờ khai thuộc luồng xanh thì bạn chỉ việc đóng thuế xong thì sẽ được in mã vạch để nhận hàng ngay và liền. Hầu hết đây là loại tờ khai mà ai cũng muốn có được trong quy trình xuất nhập khẩu.
- Nếu tờ khai thuộc luồng vàng, yêu cầu bạn cần phải đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai. Nếu bạn đã đóng thuế xong và tờ khai cũng được mở thì bạn hoàn toàn được nhận hàng ngay lập tức.
- Với tờ khai là luồng đỏ. Cũng giống như luồng vàng thì bạn cũng cần phải đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai. Điểm khác biệt ở bước này là cần thêm bước kiểm tra thực tế loại hàng hóa cần vận chuyển để hoàn thành quy trình nhập khẩu cho lô hàng.
Khi đã nhận được tờ khai trong tay, bạn vẫn thực hiện các quy trình bình thường nhé. Việc mở tờ khai cần tuân thủ một số yêu cầu sau đây:
- Một giấy giới thiệu
- Một tờ khai phân luồng.
- Một hóa đơn thương mại
- Một phiếu đóng hàng
- Một tờ vận đơn và những loại giấy tờ cần thiết khác.
Bước 12: In phiếu giao nhận hàng hóa, thanh lý hải quan và lấy hàng ra khỏi cảng
Khi đã làm thủ tục thông quan hàng hóa xong, bạn sẽ được in mã vạch lên phiếu giao nhận hàng hóa. Bạn sẽ nạp 2 bộ mã vạch và tờ khai cho chi cục hải quan, họ sẽ đóng dấu lên phần mã vạch và trả lại cho bạn 1 bộ và giữ lại 1 bộ. Đây là bước khá đơn giản nhất trong quy trình nhập khẩu hàng hóa.
Bước 13: Điều xe vận chuyển hàng về kho
Chuyển hàng về kho là bước cuối cùng của quy trình nhập khẩu hàng hóa. Nếu bạn muốn nhờ bên dịch vụ vận chuyển thực hiện công đoạn này cho mình thì bạn cần có biên bản cam kết giữa hai bên cũng như chuyển giao các loại giấy tờ cần thiết cho tài xế để có thể vào cảng lấy hàng. Các chứng từ quan trọng như: phiếu EIR, D/O,…
Hàng sau khi vận chuyển tới kho thì xác định đã hoàn thiện quy trình nhập hàng bằng đường biển.
Bước 14: Rút hàng và trả Container rỗng về Depot
Sau khi xe đã vận chuyển hàng về tới kho, bạn cần kiểm tra thật kỹ các thông tin dưới đây:
Thứ nhất, seal: Bạn cần kiểm tra xem có giống với seal trên vận đơn hay không? Seal có dấu hiệu bị cắt hay thay đổi gì không? Chụp hình trước khi cắt Seal để đảm bảo an toàn.
Thứ hai, bạn nên chụp hình ván sàn, mặt trong và ngoài cũng như cửa, lỗ thông gió và các ổ điện trên container, mục đích là để xác định tình trạng của container trước và sau khi vận chuyển, đề phòng trường hợp hỏng hóc không phải do lỗi bên mình.
Thứ ba, với những loại tem nguy hiểm cần phải lột bỏ trước khi trả container rỗng theo quy định của hãng tàu. Khi đã rút xong hàng, tài xế sẽ đem container về cảng trả lại theo chỉ định ghi trên giấy.
Thứ tư, tại nơi trả container rỗng bên cảng sẽ kiểm tra lại tình trạng container xem có bị hư hỏng gì không? Và sẽ ghi chú lên phiếu EIR để xác nhận.
Một số lưu ý quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa :
- Mỗi hãng tàu để có những quy định về thời gian lưu container rỗng tại kho của bạn. Do đó, nếu kho của công ty ở xa thì bạn nên sắp xếp kế hoạch rút hàng sớm để trả container đúng ngày, tránh bị phạt tiền.
- Hơn nữa, nếu container bị quá hạn trả rỗng. Lúc này bạn cần lên trực tiếp tại văn phòng để gia hạn thêm, đồng thời đóng các chi phí phát sinh. Sau đó bạn mới được trả rỗng đúng quy định.
Có rất nhiều báo cáo thực tập quy trình nhập khẩu hàng hóa cho các bạn tham khảo nhưng thực sự nó chưa đầy đủ và chi tiết như quy trình mà Thịnh Logistics cung cấp cho các bạn ở trên đây. Nếu bạn đang cần một đơn vị dịch vụ vận tải tư vấn hoặc nhận vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển thì còn chần chờ gì nữa mà không liên hệ ngay cho chúng tôi. Thịnh Logistics luôn cam kết đảm bảo uy tín và chất lượng cho Quý khách hàng..